BAKA > Büyükelçilikler

Büyükelçilikler

divider image
divider image

JAPONYA BÜYÜKELÇİLİĞİ
Yerel Projelere Hibe Yardımı Programı

Japon Hükümeti, kalkınmakta olan ülkelerde temel ihtiyaçları karşılamak üzere hazırlanmış kalkınma projelerine yönelik bir mali yardım programı sunmaktadır. “Yerel Projelere Hibe Yardımı (GGP)” olarak adlandırılan bu program, sivil toplum kuruluşları, dernekler ve belediyeler gibi çeşitli kuruluşlarca önerilen projeleri geri ödemesiz bir mâli yardımla desteklemektedir.

Programın Türkiye’de uygulanması ile ilgili anlaşma Japon Hükümeti ile Türkiye arasında 11 Eylül 2000 tarihinde imzalanmıştır. Program bu tarihten itibaren Türkiye’de uygulanmaktadır.

Programın Türkiye’de uygulanması, Japonya Resmi Kalkınma Yardımı (ODA) için yerel topluluklara doğrudan fayda sağlayacak yeni bir işbirliği alanı yaratmaktadır.

Yıllık Program / Takvim: Başvurular, program yürürlükte olduğu sürece yılın her dönemi yapılabilir. 2009 yılı itibariyle program yürürlüktedir.

Prensip olarak başvuru değerlendirmeleri yılda 2 dönem halinde topluca yapılmaktadır. Değerlendirme ve projelere para transferinin zamanlaması projenin onaylandığı yılın Japonya mali takvimine göre Büyükelçilik tarafından belirlenecektir.

Yerel Projelere Hibe Yardımı Programının mali destekleri, aşağıdaki kriterlere göre projelerin tek tek incelenip değerlendirilmesinden sonra sağlanır.

Kimler Başvurabilir

Başvuru sahipleri, Türkiye’de yerel seviyede kalkınma projeleri uygulayabilecek, kar amacı taşımayan kuruluşlar olmalıdır. Sivil toplum örgütleri, dernekler, ilk ve orta dereceli öğretim okulları, belediyeler başvuruda bulunabilirler. Ayrıca, bireysel proje başvuruları da kabul edilmektedir.

Kimler Başvuramaz

Şirketler, üniversiteler ve devlet kurumlarının başvuruları kabul edilmemektedir.

Faydalanacak Kesim

Projeler toplumun dezavantajlı kesimlerini hedeflemeli ve yerel seviyede etkiye sahip olmalıdır. Ayrıca, başvuru sahiplerinin projeden faydalanacak tek kesim olmaması gerekliliği de dikkate alınmalıdır.

Hibe Miktarı

Proje başına sağlanabilecek maksimum hibe miktarı 10 milyon Japon Yen’dir.

Japonya Büyükelçiliği elindeki sınırlı bütçe ile mümkün olduğunca çok proje uygulamak amacındadır. Dolayısıyla, hibe miktarını en verimli şekilde kullanacak projeler tercih önceliğine sahip olacaktır.

Not: Proje harcamaları kapsamındaki Katma Değer Vergisi (KDV) Büyükelçilik tarafından karşılanamamaktadır. KDV tutarı başvuru sahibi veya proje uygulayıcısı tarafından ödenecektir. Bu nedenle proje bütçeleri KDV hariç, TL veya USD olarak hazırlanmalıdır.

Kabul Edilen Proje Konuları

Projeler toplumdaki dezavantajlı kesimleri hedefleyen konularda, temel insanî ihtiyaçların karşılanmasına yönelik olmalıdır. Kabul edilen proje konuları aşağıdaki gibidir.

• Temel Sağlık: Koruyucu sağlık hizmetlerinin geliştirilmesi, sağlık merkezlerinin ekipmanlarının yenilenmesi ve yeni ekipman sağlanması
• Engelliler: Engelliler için özel okul veya merkezler, üretime yönelik atölyeler
• Kalkınmada Kadın: Kadınların bölgede kalkınmasını hedefleyen beceri geliştirme, mesleki eğitim ve rehabilitasyon merkezleri
• Kamu Faydası/Diğer Dezavantajlı Kesimler: Yaşlılar için özel bakım merkezleri, huzurevleri, çocuklara ve gençlere yönelik eğitim ve rehabilitasyon merkezleri, sokak çocukları veya kimsesizler için tesisler
• Kapasite Geliştirme ve Eğitim: Mesleki eğitim, özel topluluklar için kapasite geliştirme programları
• Diğer Proje Konuları: Gelir eşitsizliğinin düzenlemesi, temiz su temini, küçük çaplı afet yönetimi ve afet zararlarının önlenmesi

Kabul Edilmeyen Proje Konuları
• Kültür, sanat ve spor
• Çevre düzenlemesi, bahçe çalışmaları
• Üniversite eğitimi projeleri
• Dini merkezlerin yapımı onarımı ve dini aktiviteler
• Araştırmalar
• Yasal danışmanlık
• Yerel düzeyde direkt etkisi olmayan konular
• Başka bir programın kısa vadedeki planlama veya uygulaması kapsamına giren projeler
• Kar amacı taşıyan projeler

Desteklenen Harcama Kalemleri

Yeni veya ek tesis yapımı, kapsamlı onarım işleri, ekipman ve/veya malzeme teminini

Desteklenmeyen Harcama Kalemleri

Önerilen proje belirtilen kriterlere uygun olsa dahi, program kapsamında aşağıdaki harcama kalemlerine katkıda bulunulmamaktadır.

• Burslar
• Seyahat ve Konferans Harcamaları
• İşletme Maliyetleri (kira, telefon, elektrik, yakıt v.b)
• Projede görev alacak personelin maaş ve tazminatları
• Ulaşım ve konaklama giderleri

Önemli Hususlar

1. Büyükelçilik güçlü kapasite geliştirme ve sivil toplum geliştirme unsurlarına sahip projeleri tercih eder.
2. Büyükelçilik, tecrübe sahibi olmayan sivil toplum örgütlerini ve toplulukları tecrübeli sivil toplum örgütleri ile işbirliği yapmaya teşvik eder. Bu işbirliğinin güçlü kapasite geliştirme ve beceri geliştirme unsurlarını barındırması gerekmektedir.
3. Toplulukların değişik ihtiyaçlarına çözüm getiren/yardımcı olan ve birden çok faydaya sahip projeler hibe yardımı için önceliğe sahip olacaktır.
4. Büyükelçilik ülkenin kalkınma gereksinimlerine göre öncelikli proje alanlarını belirleyebilir.

Başvuru

Yerel Projelere Hibe Yardımı Programına yılın her dönemi başvuru kabul edilmektedir. Eğer kuruluşunuz/projeniz başvuru kriterlerine uyuyorsa ve başvuru yapmak istiyorsanız aşağıdaki dokümanları posta yoluyla büyükelçiliğimize gönderiniz. Sadece posta yoluyla yapılan başvurular kabul edilmektedir.

Başvuru İçin Gerekli Dokümanlar:
1. Başvuru Formu
2. Başvuru sahibi kuruluşa ait görsel materyaller (broşür, kitapçık, tanıtım CD vb.)
3. Proje yetkilisi adına başvuru sahibi kuruluş tarafından düzenlenmiş yetki belgesi
4. Projeyi genel hatlarıyla gösteren proje çizimi
Başvuru formunda projenin gerekçesi, amacı, detayları ve beklenen etkisi detaylı olarak açıklanmalı ve proje yetkilisine ulaşılabilecek e-mail adresi ile telefon numaraları mutlaka yazılı olmalıdır.

Başvuru formu A4 boyutundaki kağıda basılmış olarak gönderilmelidir. Başvuru formu ve diğer belgeler Türkçe olarak hazırlanabilir.

Değerlendirme süreci uzun zaman aldığından, başvurunuzun geçerlilik süresini, zaman ve/veya dönem ile ilgili kısıtlamaları başvuru formunda belirtmeniz faydalı olacaktır.

Japonya Hükümeti, hibe yardımı sağlanacak projelerin seçiminde projenin etkisi ve sürdürülebilirliğine büyük önem vermektedir. Bu sebeple, sürdürülebilir kalkınma projelerini yürütme ve yönetme kapasitesine sahip olduğunuzu göstermek amcıyla kuruluşunuzun önceki proje tecrübelerini başvuru formunda detaylı olarak açıklamanız faydalı olacaktır.

Başvuru Formu için tıklayınız…
Başvuru Adresi:
Japonya Büyükelçiliği
Ekonomi Bölümü-Yerel Projelere Hibe Yardımı Programı
Reşit Galip Caddesi, No: 81 06692 Gaziosmanpaşa, Ankara
Hideki MATSUDA, İkinci Sekreter
Aytül ÇELİKKALELİ, Yerel Projelere Hibe Yardımı Danışmanı
Tel: 0312 446 05 00/dahili 274 (Mesai saatleri: 09:00-13:00, 14:30-17:30)
E-mail: ekonomi@jpn-emb.org.tr

Değerlendirme

Değerlendirme süreci toplam 4 aşamadan oluşmaktadır. Değerlendirme süreci zaman aldığından başvuru sahiplerine değerlendirme aşamalarının ne kadar sürede sonuçlanacağı ile ilgili herhangi bir bilgi verilememektedir.

1- Ön Değerlendirme

Büyükelçilik en kısa zamanda projeyi inceleyip değerlendirecek ve projenin uygunluğu/önceliği konusunda karar verecektir. Değerlendirme sonucu başvuru sahiplerine mail veya posta yoluyla bildirilecektir. Sonuç bildiriminde başvuru sahibi tarafından başvuru formuna yazılan yetkili kişinin adres ve
e-mail bilgileri esas alınacaktır. Uygun ve öncelikli bulunan projeler sürecin ikinci aşaması olan “Detaylı Değerlendirme” aşamasına geçer.
Proje programa tamamen uygun olsa dahi, programın söz konusu mali yıla ait önceliklerinden dolayı bu aşamayı geçemeyebilir.

2- Detaylı Değerlendirme

Bu aşamanın amacı, proje ve başvuru sahibi hakkında kapsamlı bir değerlendirme yapmaktır. Bu çalışma sosyal, teknik, ekonomik, mali, kurumsal, çevresel ve gerekli diğer değerlendirme unsurlarını kapsar.

Proje değerlendirme ekibi, başvuru sahibinden çalışmalarını tamamlayabilmeleri için detaylı bilgi ve doküman isteyecektir. Destekleyici dokümanlar aşağıdaki gibi olmakla beraber Büyükelçilik gerektiğinde aşağıdakilerden farklı dokümanlar da talep edebilir.
1. Başvuru sahibine ait resmi belgeler (resmi kayıtlar, yetki belgesi vb.)
2. Başvuru sahibinin bir önceki mali yıla ait noter onaylı bilançosu/ mali bildirimi
3. Proje başvurusunu yapan kuruluş tarafından proje yetkilisi adına düzenlenmiş yetki belgesi
4. Proje yetkilisine ait özgeçmiş
5. Başvuru sahibinin önceki referans ve deneyimleri (ilgili alanda en az 3 yıllık deneyim sahibi olması tercih edilmektedir)
6. Projenin gerçekleştirilmesi için gerekli izinler (İlgili resmi kurum veya kuruluşlardan)
7. Projenin bitmiş halini gösteren detaylı çizim (projenin uygulanacağı yer ve satın alınacak malzemeleri gösteren proje krokisi)
8. Detaylı proje bütçesi ve bütçedeki her kalemin satın alım gerekçesi (Proje harcamaları kapsamındaki Katma Değer Vergisi (KDV) Büyükelçilik tarafından karşılanmamaktadır. KDV tutarı başvuru sahibi tarafından ödenecektir. Bu nedenle proje bütçesi KDV hariç olmalı, TL veya USD olarak hazırlanmalıdır)
9. Teknik şartname (Proje kapsamında satın alınacak her bir malzeme veya ekipmanın fotoğrafları ile birlikte adını ve ne işe yaradığını açıklayan belge)
10. Satın alınacak tüm ekipmanlar veya malzemeler için fiyat teklifleri (3 farklı tedarikçiden alınmış olmalıdır. Ancak bölgede sınırlı sayıda tedarikçi olması halinde sadece mevcut tedarikçilerden teklif alınabilir)
11. Projede Japonya Büyükelçiliği dışında başka proje ortağı varsa diğer kuruluşların katkı payları ve harcama kalemlerini gösteren detaylı döküm
12. Projeden faydalanacak hedef topluluk ile ilgili istatistiksel bilgiler
13. Projenin hedeflenen etkilerini sayısal verilerle gösteren değerlendirme raporu (mevcut durum ile projenin gerçekleşmesinden sonra beklen durum arasında karşılaştırmalı olarak)
14. Projenin gelişim aşamalarını tarihleri ile belirten eylem planı (Hangi tarihte hangi aşamanın gerçekleşeceği belirtilmeli)
15. Sürdürülebilirlik planı (Projenin idari, personel ve bakım giderlerinin nasıl karşılanacağını gösteren plandır. Giderleri karşılama konusunda bir başka ortak, kuruluş veya resmi kurumdan destek alınacaksa söz konusu ortağın ödeme taahhüdünü gösteren belge sunulmalı ve projenin sürekliliğinin nasıl sağlanacağı detaylı olarak belirtilmelidir)
16. Proje alanını gösteren fotoğraflar ve mümkünse video kaydı (lütfen CD veya DVD ye kaydederek gönderiniz)

Eğer başvuru sahibi istenen bilgileri, belgeleri ve desteği zamanında sağlayamazsa ve /veya proje yukarıda belirtilen değerlendirme unsurları kapsamında uygulanabilir bulunmazsa, Büyükelçilik söz konusu proje başvurusunu geri çevirecektir.

Japon Hükümeti maaşlar ve işletme maliyetleri (su, elektrik, doğalgaz, kira vb.) için mali destek sağlamamaktadır. Dolayısıyla projenin işletmesi bizzat başvuru sahibi veya faydalanacak kesim tarafından finanse edilmelidir. Proje sahibinin Büyükelçiliği, projenin devamlılığının sağlanabileceğine ikna etmesi için işletme maaliyetlerini karşılayabilecek yeterli kaynağa veya kaynak sağlayıcı araçlara sahip olduğunu kanıtlaması gerekmektedir.

3-Saha İncelemesi

Detaylı değerlendirme çalışması boyunca veya daha sonra, proje sahasına bir inceleme gezisi düzenlenecektir. Saha incelemesi aşamasında olumlu değerlendirilen projeler, programdan hibe desteği kazanma potansiyeline sahip olacaklardır.

4-Onay Aşaması

Değerlendirme sonucu uygun ve uygulanabilir bulunan projeler Büyükelçilik tarafından onaylanır. Büyükelçilik tarafından onaylanan projeler önce Türk Dışişleri Bakanlığına ve daha sonra da Japonya Dışişleri Bakanlığına görüş ve onay almak üzere yollanır.

Japonya Büyükelçiliği’ne elindeki mevcut kaynakları aşan sayıda başvuru gelmektedir. Bu nedenle detaylı değerlendirme tamamladıktan sonra, sadece en uygun projelere program bütçesi dahilinde fon sağlanır.

Uygulama

Hibe Sözleşmesinin İmzalanması

Proje başvurusu Japonya Büyükelçiliği, Türk Dışişleri Bakanlığı ve Japonya Dışişleri Bakanlığı tarafından onaylandığı takdirde, Japonya Büyükelçiliği ile hibeye hak kazanan kuruluş arasında hibe sözleşmesi imzalanacaktır. Hibe sözleşmesi projenin adını, amaçlarını ve detaylarını, hibeye hak kazanan ve uygulamayı üstlenen kuruluş veya kuruluşların tanımını yapar. Ayrıca sözleşme, ödenecek hibe miktarı ve bununla birlikte hibenin sadece mutabık kalınan şekilde kullanılması gerektiğini belirten bir madde içerir. Hibe sözleşmesi Japonya Büyükelçiliği tarafından hazırlanır.

Hibenin Aktarılması

Hibe aktarımı öncesinde hibe yardımını alacak kuruluş/kişi, projede kullanılacak mal ve/veya hizmetleri temin edecek tedarikçilerle alım sözleşmelerini yapmış olmalıdır. Ancak, sözleşmeler yapılmadan önce Büyükelçilik bu sözleşmeleri, maliyetlerin ve bütçe kalemlerinin uygunluğunu doğrulamak amacıyla büyük bir dikkatle inceler. Büyükelçiliğin inceleme sonucu sözleşme maliyetlerini onaylaması halinde hibe yardımını alacak kuruluştan imzalı bir ‘ödeme talebi’ alır ve belirlenen miktardaki hibe yardımı projeye aktarır. Hibe miktarının aktarımından hemen sonra ilgili makbuz Büyükelçiliğe gönderilir.

Proje Uygulaması

Hibe sadece onaylanan proje için gerekli hizmet ve ürünlerin tedarik edilmesi için kullanılmalıdır. Hibe aktarımı yapıldıktan hemen sonra başlayan proje uygulaması büyükelçilik ile önceden mutabık kalınan takvime uygun olarak yapılmalıdır. Proje uygulamasının hibe sözleşmesinin imzalanmasından itibaren 1 yıl içinde tamamlanması gerekmektedir.

Gelişim ve Final Raporları

Büyükelçilik proje uygulaması süresince proje sahibinden gelişim raporları istemektedir. Ayrıca, proje sahibi proje bitiminde Büyükelçiliğe bir
“final raporu” teslim edecektir. Bu final raporu fonların uygun kullanımını kanıtlayan mali bildirim ve faturalarla desteklenmelidir. Raporlarının, hibe sözleşmesinden önce görüşülüp üstünde mutabık kalınacak standart bir formata sahip olması gerekmektedir.

Önemli Hususlar

• Alınan hibe yardımı yalnızca proje uygulaması çerçevesinde kullanılmalıdır. Japonya Büyükelçiliği, fonların proje dışı amaçlar için kullanımını tespit ettiği takdirde hibenin geri ödenmesini talep etme hakkını saklı tutar.
• Proje kuralları gereği hesaplar bağımsız denetçiler ve büyükelçilik tarafından denetlenir. Yapılacak denetleme işlemlerini kolaylaştırması bakımından, yardımı alan kuruluşun proje uygulaması için ayrı bir muhasebe kaydı tutması gerekmektedir. Denetim maliyeti proje bütçesine dahil edilebilir. Denetimin nasıl yapılacağı konusunda Büyükelçilik ve başvuru sahibi sözleşmenin imzalanmasından önce mutabık kalacaklardır.
• Hibe aktarımı proje başlama tarihinden bağımsız olarak, Japon mali yılı sonu olan 31 Mart’tan önce yapılır.
• Eğer hibe yardımını alan kuruluş beklenmeyen bir nedenden dolayı proje planlarını değiştirmek zorunda kalırsa, Büyükelçiliğe başvurup değişiklikle ilgili onayını önceden almalıdır.

Desteklenmiş Projeler

Japonya Mali Yılı Proje Adı Başvuran İl Hibe Tutarı
2007 Adıyaman Çok Amaçlı Toplum Merkezinin Geliştirilmesi Adıyaman Belediyesi Adıyaman U.S.$ 53.287
2006 Silvan Kadın Dayanışma, Rehberlik ve Eğitim Merkezi Silvan Belediyesi Diyarbakır U.S.$ 52. 950
2006 Eğitim Destek Evi Bağlar Belediyesi Diyarbakır U.S.$ 58. 014
2005 Altındag Cumhuriyet Eğitim Evi Anadolu Çağdaş Eğitim Vakfı (ANAÇEV) Ankara U.S.$ 75. 999
2005 Yaşam Evi Projesi Zihinsel Engelli Çocukları
Koruma Vakfı (ZYCKV)
Ankara U.S.$ 79. 408
2004 İstanbul Fener Balat Anne ve Çocuk Sağlık ve Eğitim Merkezi Projesi Türkiye Aile Planlama Derneği İstanbul U.S.$ 74. 528
2003 Lösemili Çocuklar için Parenteral Beslenme Ünitesi ve Eğitim Destek Birimi Projesi Ankara Lösemili Çocuklar
Sağlık ve Eğitim Vakfı
Ankara U.S.$ 24. 336
2003 Ankara’daki İki Liseye Görme Engelliler için Kaynak Odası Sağlanması (Cumhuriyet & Halide Edip) Gaziosmanpaşa
Rotary Derneği
Ankara U.S.$ 68. 580
2003 Van GEA Arama ve Kurtarma Takımı için Donanım Temini ve Eraykud Erzincan Arama ve Kurtarma Takımı ile Ortak Eğitim Düzenleme Projesi Yeni Yüksektepe
Kültür Derneği GEA
Arama ve Kurtarma
Takımı Van Şubesi
Van U.S.$ 47. 269
2003 Arama ve Kurtarma Ekibi Geliştirme Projesi Erzincan Afet Arama
Kurtarma ve Eğitim
Derneği (ERAYKUD)
Erzincan U.S.$ 50. 658
2002 Yaşlılar İçin Özel Bakım Ünitesi Kadıköy Sağlık ve
Eğitim Vakfı (KASEV)
Istanbul U.S.$ 80. 490
2002 Sakarya Çağdaş Yaşam Rehabilitasyon ve Rehberlik Merkezi Çağdaş Yaşamı
Destekleme Derneği
(ÇYDD) / Sakarya Şubesi
Adapazarı U.S.$ 92. 988